製造業の現場でよく見るのが、受注情報を営業が入力し、生産管理が別のシートに転記し、出荷担当がまた別のファイルに書き写す、という流れです。同じ情報が3回入力されています。これは「ツールが悪い」のではなく、情報の流れが設計されていないことが原因です。
重複入力が生まれる構造 ¶
重複入力は、部署ごとに「自分たちの管理ファイル」を持っていることから生まれます。営業はCRM、生産管理はExcel、出荷はまた別のシート。それぞれが独立して動いているため、情報を共有するたびに転記が発生します。この構造は、ツールを変えても解消しません。情報の流れ自体を設計し直す必要があります。
情報の「一次記録」を決める ¶
まず、「この情報は最初にどこに記録するか」を決めます。受注情報であれば、営業が入力した時点が一次記録です。その後の工程は、一次記録を参照するだけで、再入力しない。この原則を決めるだけで、転記作業の多くが消えます。ただし、この原則を守るためには、全員が同じ場所を見られる仕組みが必要です。
付箋で情報の流れを可視化する ¶
受注から出荷までの流れを付箋で並べ、「この情報はどこで生まれ、どこに届くか」を矢印で書きます。矢印が同じ情報に向かって複数本ある場所が、重複入力のポイントです。可視化することで、「ここを一本化すれば転記がなくなる」という箇所が特定できます。
一本化する前に確認すること ¶
情報を一本化する前に、「各部署が今のファイルで何を管理しているか」を確認します。単純な転記だけでなく、部署ごとに独自の計算や加工をしている場合があります。その加工が本当に必要かどうかを確認してから、一本化の設計をします。不要な加工を省くだけで、作業が大幅に減ることもあります。
重複入力の解消は、大きなシステム投資なしに始められます。まず付箋で情報の流れを可視化することから始めてみてください。